「予算オーバーの見積を削減し、満足度の高いオフィス空間を実現」オフィス移転の内装工事・B工事をご支援／G.S.ブレインズ税理士法人

お客様プロフィール

G.S.ブレインズ税理士法人
経理総務部･経営管理部
マネージャー
吉田 厚様（写真一番左）

課題/導入理由

インタビュー（導入するまでの経緯）

−G.S.ブレインズ様の事業内容や理念についてお教えください。
吉田様：「お客様を絶対に倒産させない」を理念に財務、経営のコンサルティングを提供している税理士法人です。
お客様に寄り添って経営全般において幅広いサービスをご支援させていただいています。ご支援させていただいている企業様の業種や規模は様々ですね。

−吉田様は普段どの様な業務を普段されていらっしゃいますか？
吉田様：経理総務部として会社を管理統括している立場で、いわゆるバックオフィス業務に従事しています。

−そうすると、吉田様自身は工事に関する業務経験は無かったのでしょうか？
吉田様：そうですね。工事に関する業務はオフィス移転などが発生するタイミングくらいでしかありません。
そのため、今回オフィス移転プロジェクトを推進する上でどの様に進めていけば良いかと思案していましたし、移転先の内装に関する提案を受けるためにどうするかなど色々と手探り状態でした。

−オフィス移転については、一般的にバックオフィス業務を担っている部署が担当になることが多いですよね。手探りの中でどの様に進めていかれたのですか？
吉田様：まずは、移転先の物件を確定させなければならないので、物件を色々見に行ったりしてました。
検討する上でいくつか候補物件先はあったのですが、立地、グレード、賃料、坪数などの条件があるので、難航しましたね。契約に至る物件が見つかるまで、移転プロジェクト開始から約半年くらいかかりました。
その物件が決まった後に、移転で工事費用がどのくらいかかるのかを知るために内装会社に声がけをしました。

−最適な物件をその時のタイミングで見つけるのは難しいですから、大変ですよね。提案を受けるうえで声がけした内装会社はどの様に探されたのですか？
吉田様：候補の内装会社は、会社内のメンバーの知り合いなどから3社ほどピックアップしました。予算の相場観が分からなかったので、見積もりと内装デザインも合わせて提案してもらうコンペ形式で依頼しました。
提案を受けるうえでは内装会社に、何名くらいの会社でフリーアドレスやリモートブース、会議室がどれくらい欲しいなどの概略を伝えるのみで、デザイン関連は各社の提案に任せる形でしたね。

−その後、内装会社からの提案をもらったタイミングでナックスにお声がけをいただいたのですよね。ナックスを知った経緯について教えていただけますか？
吉田様：はい、そうですね。当社には色々な企業と提携し、お客様の課題に対してソリューションを提供している部署があります。
その部署がナックスさんとも提携させていただいており、担当者よりナックスさんの実績を共有してもらったのがきっかけです。

−ナックスにお声がけいただいた時点では、どういった点にお困りであったり、課題を感じていらっしゃいましたか？
吉田様：どの様な提案がくるのかを探り探りで各社と話しをしていましたが、提案を聞いてみるとプラン内容や予算が各社バラバラで、我々だけでは比較検討が難しい状態でした。
なぜなら、どう内装会社を選定していけば良いかの基準が無かったからです。内装デザインに関しても、それぞれで毛色が違いましたし、決め手が無かったですね。そして、デザインやレイアウトを修正していくにしても、その修正によって工事費が高くなるのかが分からないので、どう指摘していこうか迷ってもいました。ただ一番は、工事費用の概算を確認すると、想定していた金額よりもかなりオーバーしていたことです。

−ナックスとしては、工事関連業務について総合的にご支援をさせていただきました。まず取り掛かりとしては、内装会社の選定において、見積分析、コスト査定を行って、選定基準を作成しました。
また、レイアウトに関しても、何が必要で何が必要でないのかの観点から、改めて使いやすさや機能面について確認し、レイアウトを整えていきましたね。
吉田様：はい、選定基準ができたので、意思決定する当社の経営層とコミュニケーションを取る際にも大変役立ちました。

−想定工事費が予算よりも上振れしていた点については、工事区分をB工事、C工事と分けて確認した時に、B工事が指定会社ということもありかなり高額になっていました。この時に気を付けるべきは、C工事の内容によりB工事の内容・費用が変わっていく点です。
そのため、B工事の工事費を低減させていくためにも、C工事の内容をしっかりと精査しながら、B工事とC工事含む全体スケジュールを各社と合意しながら進めていく必要がありました。
吉田様：我々にとっては、「B工事、C工事って何？」という感覚だったので、だいぶ助けていただきました。
レイアウトも何をどう変更すると、それぞれの工事費用に響いていくのかも一緒にご相談しながら進めていけたのも大きいです。我々が分からない業界用語や業者さんとの調整などを知識や見識を補完いただきながら共に進めていく感覚でしたね。
また、現状のレイアウトから機能性を落とさずに、工事費を低減していくご提案をいただけました。

−そうですね。C工事のレイアウトを修正していくにしても、例えば会議室のサイズを大きくしたいと壁の位置を変更するとした場合、天井にあるスプリンクラー位置も防災の観点から変更しなければいけないこともあります。
スプリンクラー位置を変更する工事はB工事区分であるケースもあるので、その場合B工事費用が割高になってしまいます。
そのため、ここをこう変えるとスプリンクラー位置を変えないで、会議室を大きくすることができますよ、等のご提案などさせていただきました。
吉田様：我々は「内装デザインについて壁の色は何色が良い」とか、「オフィス什器の椅子や机はどういった形の物が良い」などは当然ながら選ぶことができます。
しかし、消防検査があるから防災機器はこうしないといけない等の専門的なことについては「え？それではどうすれば良いの？」という感じです（笑）。
ナックスさんがいなければ意思決定が難しい事柄も多くあったのだなと思います。

インタビュー（ナックス支援について）

−C工事内容の変更は、C工事業者さんからB工事業者さんに言いにくく調整しづらいことだったりするので、発注者側がしっかりとコントロールしなければなりません。ナックスは第三者でありながら、発注者であるG.Sブレインズ様の代理人という立場でもあるので、その様な全体スケジュールやコスト調整を取り組ませていただきました。
吉田様：はい、引っ越し前後になると、移転先へ持っていく社内資料をまとめたり、各部署への連絡などかなりバタバタになったので、工事全体を統括する立場を担っていただいたことは非常に助かりました。
移転プロジェクトで実務にあたっていたメンバーは10名ほどいましたが、工事関連に関する工数をナックスさんに担っていただいたので、我々はその分の工数をその他業務に集中させることができました。

−その他ご満足いただいた点は全体的にどういったことがありますか？
吉田様：想定よりオーバーしていたオフィス移転予算も当初よりだいぶ下がって、また、イメージ通りのオフィスを完成することができ大変満足しています。
特に高額だったB工事に関してだいぶ下がり、感謝しています。内装デザインに関しても、移転前のオフィスレイアウトはごくごく普通なものでしたが、今回の移転で今風の良い雰囲気のものにできました。
機能面をみても社員が自分自身で使いやすいように過ごしてくれているように思います。また、ナックスさんには元々入居していたビルの原状回復工事案件もお願いしようとする中で、什器類を買い取ってもらえる手配をご支援いただいたことも良かったです。
什器類も使わなければ、当然ながら廃棄しなければならないし、廃棄するにもコストがかかります。いらないものはどうしても出てきますし、少しでもプラスになるような動きをしていただけたので良かったです。
※買い取り業務については、居抜きで入居する企業様が見つかったためご依頼自体がなくなりました

−ありがとうございます。ご満足いただけて良かったです。それでは、コンサルティング中において何か不満や改善すべき点はありませんでしたか？
吉田様：そうですね、うーん、特にないですね。私としては、B工事の案件でも頑張っていただいて本当に感謝しています。

−本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
吉田様：こちらこそありがとうございました。

インタビュー後、オフィス内を見学させていただきました。ファミリーレストランにあるようなソファ席にリモートブースなど、とても過ごしやすそうなオフィス空間でした。
取材日2023年1月某日