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2022.08.25

コラム

オフィス移転で陥りやすい3つのポイントを解説

オフィスを移転する目的として、オフィス面積や従業員数の関係、業績だけを考えるだけでなく、従業員のモチベーションの維持向上を目的とする企業様もいらっしゃいます。その他にも新しい環境で業務をする事による副次的な効果を期待して移転されるということもあるでしょう。オフィスの移転自体は頻繁に発生する事ではありませんので数少ない機会でありながらも、良い結果で終わらせる事が必要となります。

ただ、現実としてはご担当の方が日常の業務に追われて時間を割く事が出来なかったり、日常的にやらない業務の為に分からない事が多くあるので、ワンストップでオフィス移転を支援するサービスの会社に丸投げすることも多い様です。

ここでは、オフィス移転をするにあたって陥りやすいポイントを3つ紹介したいと思います。

(1)社内からの要望に歯止めが掛からない

(2)ワンストップサービスの会社では費用が高くつく

(3)分離発注しようとしたが、デザイン会社に工事まで依頼してしまう

 

(1)社内からの要望に歯止めが掛からない
オフィスの移転は計画が上がってから移転が完了するまでに数ヶ月を要します。工程としては、内装のデザインが決まり平面図等の作成から進み始めます。計画が出来た段階で社内の各部門からの要望を聞き、デザインや平面に要望事項を反映すると思います。修正したものを図面が出来て各部門にフィードバックしていくと、また違う要望が出てくることが多々あります。そうすると、図面の修正を幾度となく重ねることになり工数もかかり時間が過ぎて後々の工程に影響が出てしまう場合もあります。そうならないためにも、計画のスケジュールを項目を細かくし、期限を設定し優先度をつけながらプランを作って進行していく必要があります。

 

(2)ワンストップサービスの会社では費用が高くつく
担当者の方が日常の業務をやりながらオフィス移転の業務を行う場合、発生する業務は相当な負荷になる事は必至です。その様な方をターゲットとして、インターネットでは「オフィス移転をワンストップで、トータルに支援します。」というキャッチでサービスページや広告をしばしば見かけることがあります。この様なサービスの支援内容を端的にいうとオフィス移転業務を一括で代行する、というものになります。しかし、負担が減るという理由だけで工事スケジュールや工事費の見積取得も任せてしまった場合には、工事費の見積金額が高額になるでしょう。なぜならば、支援会社は工事発注予定の会社よりキックバックをもらうことも多々あり、他社相見積もりを行わないためです。そのため、工事発注する側としては、工事スケジュールも握られているため、工事費用が高いままに計画が進められてしまう状況となります。全体のマネジメントはオフィス移転をする側が行なわなければなりませんので、アウトソーシング先に一括で任せると言う安易な判断はしない方が良いでしょう。

 

(3)デザイン会社に施工業務まで依頼してしまう

格好の良い内装にしたいとデザインや設計をメイン業務として行なっている会社にプランニングや図面を依頼した場合のケースです。悪意があるデザイン会社は計画的に打合せを無駄に多く実施したり、プラン修正を重ねて図面完成を遅らせることがあります。結果として出来上がった図面を基に内装工事の相見積をしようと考えていても、必要なタイミングに図面一式が提出されないという場合があります。そうなると、工事費の見積は取れないまま移転日だけが近づきデザイン会社に工事まで相談・依頼せざるを得ないようになります。デザイン会社としては、相見積もりを取る必要のない工事計画のため工事費高く設定することができます。この様な事態にならないようにする対策としては、日頃より図面の提出期限を明示し促す他ありません。

 

オフィス移転を計画する際に、社内的な業務量・作業量と工事費などの支出額は反比例するため、社内の負担をどの程度にして進めるかはあくまでもその企業の考え方になります。ただし、共通して言えることとしては、移転業務を適正な内容で適正な価格で実施するには、ワンストップでアウトソーシングするのではなく、自社が中心となりマネジメントをしていただく事をお勧めします。