オフィス移転を取組む際に確認しておくべき４つの視点 〜移転に関わる工事の観点から〜
オフィス移転を検討される目的はいくつかのケースに分かれます。事業が好調の際には、事業拡大や社員の増員によって今いるオフィスが手狭となるので、もっと規模が大きいオフィスを求めることになります。立地や空間のインフラを向上させる事でより優秀な人材を確保するという目的の場合もあるでしょう。他のケースだと、クライアントに対して営業的、ブランディング的な要素からより良い立地に事務所を移転されることもあります。
オフィス移転は多い場合でも数年に1度あるかないかの少ない頻度で起こる事となる為、移転を実施する企業は移転に関する実務面に対して情報量が少なく、デザインから施工まで一括発注等をしてしまって相場よりも高額費用で発注している事が多々あります。
そこで、オフィス移転を成功させるための視点をご紹介したいと思います。取り組む際のポイントを掴むことがオフィス移転をうまく進めるためには重要です。オフィス移転を取組む際の重要なポイントは４つです。
社内のプロジェクトチームを作る
オフィス移転を行なう際のメンバーには、総務部や管理部の方が担当として任命されることが多いです。ただ、各部門・各セクションの意見を総務、管理の担当者1名で調整をすることは困難でしょう。そのため、重要な部門やセクションからオフィス移転に関しての担当者を1名選任いただき、その方々でプロジェクトチームを作ると良いでしょう。オフィス移転に関する方向性等はそのプロジェクトチームで決め、各部署への連絡事項やヒアリング等の調整業務は各部門・セクションの担当者が調整にあたるという構造を作ることが大切です。
定例ミーティングを行なう
オフィス移転の担当者として決まった方々が集まるミーティングの場を週１回など定期的に開催し、進捗と相談事項・課題の抽出を行なう必要があります。計画する内容としては、予算案から移転先物件の選定・各部門からの意見収集・デザイン会社の選定・施工会社の選定・移転、着工に関する打合せ・工事期間中の進捗確認等があります。肝となるのは、プロジェクトメンバー外からも意見が出てきやすく、まとめにくい内装デザインを決めるまでのスピード感がプロジェクト成功の鍵になります。
全体の設計・計画を決める
プロジェクトチームを組んだ当初に、抽象的にでも良いので決めないといけない事があります。それはどの業務をどこの会社に依頼するのか？ということです。オフィス移転の支援サービスの中には、ワンストップでデザインから施工までを全て請け負い、ご担当の方の業務量を低減するという会社もあります。内装工事においてはデザインだけしかやらない会社、工事のみしかやらない会社など関わる企業も多種多様です。業務量と予算のバランスだとは考えますが、実行メンバーの業務範囲を決めた上で適切な会社に業務を依頼するとより良いオフィス移転のプロジェクトになるかと思います。
スケジュールを決める
オフィス移転の場合には、新たに入居するビルの内装工事と退去するビルの原状回復工事を賃貸契約期間中に実施することが必要となります。さらに、原状回復工事は退去が完了してからでないと着工することが出来ません。そのため、引っ越しを終えた後の原状回復工事も加味した綿密なスケジューリングが必要になります。また、デザインや設計図面の内容は各部署からの意見により変更が相次ぐケースも多いため、バッファを持たせてスケジュールや期限の設定をする必要があるでしょう。
まとめ
オフィス移転の担当者にとっては、数年に1度の発生頻度の業務ですので、慣れない業務も多くあるかと思います。ただ、その中でも計画を綿密に練っていただき、前向きなオフィス移転を進めていただけたらと思います。スケジュールの遅延であったり、工事費の見積を取得する期間がなくなり交渉出来なかったり、と想定と大きく変わってしまう事は往々にしてあります。しかしながら、前提としてプロジェクト当初に立てた計画が非常に重要になりますので、まずはその進め方を注意していただくことをお勧めします。
